自社HPのお問い合わせ
フォームの開発
概要
自社とお客様の接点を設けるため、お問い合わせフォームを実装しました。
実装するにあたり、メールサーバーの構築コストを抑え、カスタマイズ性とセキュリティを両立させることを目指しました。
案件詳細
Googleフォームを活用し、自社サイトのフォームの送信先として指定、さらにGoogle Apps Scriptを用いることで、フォームのデザインと自動返信による文章の構成を独自にカスタマイズしています。
これにより、ユーザーに一貫性のあるUXを提供しつつ、運用コストを削減しました。
- URL
https://www.advn.co.jp/contact/
コピーしました
- 開発環境
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- フロントエンド
- 言語： HTML5, CSS3, JavaScript
- ビルドツール
- Astro
- インフラ
- OS： Linux
Webサーバー： nginx
環境： オンプレミス - パッケージマネージャ
- npm
- バージョン管理
- GitHub
- デプロイ方法
- SSH接続による手動デプロイ
- その他のサービス
- Google Apps Script, Google フォーム
- エディタ
- Visual Studio Code
- 参画期間
- 2025年3月（約2.5週間）
一連の流れ
自社サイトのデザインを踏襲したお問い合わせフォームを設置、送信先をGoogleフォームとします。
お問い合わせがあった際に、自社とお客様のメールアドレスに自動返信を行います。
自動返信メールの内容はGoogle Apps Scriptでカスタマイズしており、送信タイミングや文章構成は柔軟に調整できます。
直後に回答を削除することで、履歴を残すことなく完結します。
セキュリティと運用の配慮
Googleフォームは設定ミスで公開される可能性があるため、可能な限り履歴を残さないようにしています。自動返信完了後には、即座に回答を削除、加えて1日1回深夜帯に回答を全件削除する運用としています。
これにより、フォームのデータベースには個人情報が残らないため、万が一の不正アクセス時にも情報漏洩のリスクを低減しています。
また、メールサーバーを自前で構築・運用する場合に必要となる、脆弱性対策や迷惑メール対策といったセキュリティ管理を、Googleのインフラに任せることで、安全性を確保しながら、運用コストの削減を実現しました。
回数制限について
自社アカウントはGoogle Workspaceと紐づいているため、Google Apps Script経由での自動送信は1日あたり1,500回で、お問い合わせ1件につき、自社とお客様への送信で2回消費します。
よって、1日あたり最大750件のお問い合わせに対応可能です。
また、Gmailでの手動返信は1日あたり2,000通までとなります。
この回数制限を十分なものと判断し、Google Apps Scriptによる自動返信と、手動返信での返答の組み合わせで運用しています。
運用設計と手順書の作成
Gmailでは、問い合わせの対応状況に応じて色分けしたラベルを作成、ひと目で進捗が把握できるようにしました。また、Excelでは各案件の対応経緯や必要なやり取りを記録できるようフォーマットを整備しました。
これらの運用方法については、手順書としてまとめ、担当者が迷わず実施できるようにしています。
これにより、対応漏れの防止や履歴管理の効率化を実現しました。
所感
自社にはメールサーバーがなく、私自身もその構築や運用に関する知識が十分ではありませんでした。当初はメールサーバーを構築する必要があると考えていましたが、調査と検証の結果、Google Workspaceのみで要件を満たす方法を見つけることができました。
これにより、構築・保守の負担を大幅に減らし、短期間で運用を開始する体制を整えられました。
Googleの個人アカウントであっても、回数制限は1日あたり100回/500通なので、十分に利用できる範囲であるため、汎用性が高い手法だと感じています。